Wie funktioniert dieses Tool?
- Privatbedarf eintragen. Das ist der Betrag, der monatlich nach Steuern auf deinem privaten Konto ankommen soll — Miete, Lebenshaltung, private Rücklagen.
- Versicherung und Vorsorge ergänzen. Beides zahlst du als Selbstständiger vollständig selbst; im Angestelltenverhältnis übernimmt der Arbeitgeber rund die Hälfte.
- Betriebskosten schätzen. Büro, Software-Abos, Berufshaftpflicht, Fachliteratur, Hardware-Abschreibung, Fahrzeug. Lieber großzügig als knapp.
- Steuerrücklage setzen. Der Prozentsatz bezieht sich auf den Gewinn, nicht auf den Umsatz. Der Rechner löst die Gleichung korrekt auf (siehe unten).
- Zeit realistisch angeben. Urlaub, Feiertage und Krankheitstage reduzieren die verfügbaren Arbeitstage — auch wenn dir niemand Lohnfortzahlung überweist.
- Auslastungsgrad ehrlich einstellen. Das ist der Hebel mit der größten Wirkung auf das Ergebnis und gleichzeitig der Wert, den die meisten zu hoch ansetzen.
Expertenwissen: Stundensatz sauber kalkulieren
Die Rechnung läuft rückwärts
Ein Stundensatz wird nicht durch einen Blick auf den Wettbewerb bestimmt, sondern durch deinen Bedarf. Die Kette lautet: Wie viel muss privat ankommen? Wie viel Gewinn ist dafür nötig? Wie viel Umsatz ergibt diesen Gewinn? Und auf wie viele abrechenbare Stunden verteilt sich dieser Umsatz?
Der Fehler, den fast alle machen: Steuern aufschlagen statt herausrechnen
Wer 3.000 Euro netto braucht und 30 % „für die Steuer draufschlägt“, landet bei 3.900 Euro. Von diesen 3.900 Euro gehen aber wieder 30 % ab — es bleiben 2.730 Euro. Die Lücke von 270 Euro monatlich bemerkt man erst bei der ersten Steuernachzahlung.
Richtig ist die Division: 3.000 ÷ (1 − 0,30) = 4.285,71 Euro. Erst davon bleiben nach 30 % Steuer exakt 3.000 Euro übrig. Je höher der Steuersatz, desto größer wird der Unterschied — bei 40 % beträgt der Fehler bereits ein Drittel der Rücklage. Dieser Rechner löst die Gleichung entsprechend auf, und der Rechenweg weist den Schritt aus.
Der Auslastungsgrad ist der eigentliche Hebel
260 Werktage minus 30 Urlaubstage, 10 Feiertage und 8 Krankheitstage ergeben 212 Arbeitstage, also 1.696 Stunden bei einem Achtstundentag. Davon sind aber nur die fakturierbaren Stunden Geld wert. Bei 65 % Auslastung bleiben 1.102 Stunden — bei 50 % nur 848.
Der Unterschied zwischen 50 % und 80 % Auslastung verändert den nötigen Stundensatz um rund 60 %. Kein anderer Eingabewert wirkt so stark. Wer hier optimistisch schätzt, kalkuliert sich systematisch arm. Für Berufseinsteiger sind 50 % realistisch, eingespielte Selbstständige mit Bestandskunden erreichen 60–70 %, dauerhaft über 80 % kommt praktisch nur bei langfristigen Rahmenverträgen vor.
Warum der Vergleich mit dem alten Gehalt in die Irre führt
Ein Angestellter mit 60.000 Euro Bruttojahresgehalt kostet seinen Arbeitgeber inklusive Sozialabgaben rund 72.000 Euro. Darin enthalten sind bezahlter Urlaub, Lohnfortzahlung, Arbeitsplatz, Hardware, Fortbildung und die Zeit für interne Besprechungen — alles Dinge, die beim Freelancer entweder als Betriebskosten oder als nicht fakturierbare Zeit auftauchen. Wer seinen alten Bruttostundenlohn als Stundensatz ansetzt, arbeitet real für deutlich weniger als vorher.
Drei Praxisfälle
Fall 1 – Einstieg in die Selbstständigkeit. 2.500 Euro Privatbedarf, 450 Euro Krankenversicherung, 200 Euro Vorsorge, 300 Euro Betriebskosten, 30 % Steuer, 50 % Auslastung. Ergebnis: rund 78 Euro netto pro Stunde. Wer im ersten Jahr 45 Euro aufruft, weil das „am Anfang normal“ sei, subventioniert seine Kunden aus der privaten Rücklage.
Fall 2 – Preisverhandlung mit Bestandskunde. Der Kunde möchte 10 % Nachlass. Setz den Auslastungsgrad hoch, wenn der Kunde dafür ein größeres, planbares Volumen abnimmt — mehr fakturierbare Stunden senken den nötigen Stundensatz tatsächlich. Ohne Volumenzusage ist der Nachlass dagegen eine reine Gewinnkürzung.
Fall 3 – Nebenberufliche Selbstständigkeit. Hier ist der Privatbedarf niedrig, weil das Hauptgehalt ihn deckt. Das verleitet zu Dumpingpreisen. Sinnvoller ist, den Bedarf so anzusetzen, als wäre die Selbstständigkeit die einzige Einnahmequelle — sonst ist der Preis beim späteren Vollzeit-Wechsel nicht mehr durchsetzbar. Zusätzlich steigt der Grenzsteuersatz durch das Hauptgehalt, die Rücklage muss also eher höher liegen.
Typische Fehler
- Umsatzsteuer als Einkommen verbuchen. Sie gehört nie dir, sondern wird durchgereicht. Wer sie mitrechnet, hat spätestens bei der Voranmeldung ein Loch.
- Steuer aufschlagen statt herausrechnen — siehe oben.
- Urlaub vergessen. Niemand zahlt ihn dir. Vier Wochen Urlaub sind rund 8 % des Jahres.
- Auslastung mit Arbeitszeit verwechseln. Zwölf Stunden am Schreibtisch sind nicht zwölf abrechenbare Stunden.
- Rücklage für Ausfall und Investition fehlt. Ein längerer Krankheitsfall oder ein neuer Rechner sind keine Ausnahme, sondern eingeplante Normalität.
- Preis nach Wettbewerb statt nach Bedarf. Der Wettbewerber hat andere Kosten, andere Auslastung und womöglich einen mitverdienenden Partner.
Häufige Fragen
Warum ist mein Stundensatz höher als mein bisheriger Stundenlohn als Angestellter?
Weil im Stundensatz Dinge enthalten sind, die beim Angestelltenverhältnis der Arbeitgeber trägt oder die gar nicht sichtbar sind: der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, bezahlter Urlaub, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Feiertage, Weiterbildung und vor allem die Zeit für Akquise, Angebote und Buchhaltung. Ein Selbstständiger kann typischerweise nur 50 bis 70 Prozent seiner Arbeitszeit in Rechnung stellen. Ein Stundensatz, der dem früheren Bruttostundenlohn entspricht, führt deshalb zu einem deutlich niedrigeren Lebensstandard.
Was ist ein realistischer Auslastungsgrad?
Für die meisten Selbstständigen liegt der Anteil fakturierbarer Stunden zwischen 50 und 70 Prozent der Arbeitszeit. Der Rest geht für Akquise, Angebote, Buchhaltung, Weiterbildung und Verwaltung drauf. Wer neu startet, sollte eher mit 50 Prozent rechnen, weil die Akquise anfangs mehr Zeit frisst. Werte über 80 Prozent sind allenfalls bei langfristigen Rahmenverträgen realistisch und sollten nicht als Planungsgrundlage dienen.
Wie hoch sollte die Steuerrücklage sein?
Als grober Richtwert gelten 30 bis 40 Prozent des Gewinns für Einkommensteuer und Solidaritätszuschlag, bei Kirchensteuerpflicht etwas mehr. Der tatsächliche Satz hängt vom Gesamteinkommen, vom Familienstand und von abzugsfähigen Aufwendungen ab. Wichtig ist, dass die Rücklage vom Gewinn gerechnet wird und nicht vom Umsatz, und dass die Umsatzsteuer niemals Teil des eigenen Geldes ist. Sie wird lediglich durchgereicht.
Rechnet dieser Rechner mit Netto- oder Bruttostundensätzen?
Das Hauptergebnis ist der Nettostundensatz, also der Betrag ohne Umsatzsteuer. Genau dieser Wert wird im B2B-Geschäft verhandelt, weil die Umsatzsteuer für den Geschäftskunden ein durchlaufender Posten ist. Zusätzlich wird der Bruttostundensatz mit 19 Prozent Umsatzsteuer ausgewiesen. Der ist relevant, wenn Privatkunden bedient werden, denn für die ist der Bruttobetrag der tatsächliche Preis.
Warum wird die Steuerrücklage nicht einfach auf den Bedarf aufgeschlagen?
Weil das zu wenig wäre. Wer 3.000 Euro netto braucht und 30 Prozent aufschlägt, landet bei 3.900 Euro Gewinn. Von diesen 3.900 Euro gehen aber 30 Prozent Steuern ab, es bleiben 2.730 Euro. Korrekt ist die Division: 3.000 geteilt durch 0,7 ergibt 4.285,71 Euro Gewinn, von denen nach 30 Prozent Steuer genau 3.000 Euro übrig bleiben. Dieser Rechner löst die Gleichung entsprechend auf.
Weitere nützliche Tools
- Mehrwertsteuer-Rechner – Netto, Brutto und USt auf der Rechnung
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- Prozentrechner – für Nachlässe und Aufschläge