Wie funktioniert dieses Tool?
- Art der Tätigkeit wählen. Das entscheidet über die Höhe des Freibetrags — 3.000 € oder 840 €. Die Abgrenzung ist unten im Fachteil erklärt.
- Jahresvergütung eintragen. Wichtig: die Summe aus allen Vereinen. Der Freibetrag gilt pro Person, nicht pro Verein.
- Optional zweite Tätigkeit ergänzen. Nur wenn es sich um eine wirklich andere Tätigkeit handelt, lassen sich beide Pauschalen nebeneinander nutzen.
- Ergebnis lesen. Ausgewiesen werden der steuerfreie Anteil, der noch offene Freibetrag und der steuerpflichtige Rest.
Expertenwissen: die beiden Pauschalen
Zwei Vorschriften, zwei Beträge
Der Gesetzgeber begünstigt Engagement im gemeinnützigen Bereich über zwei getrennte Vorschriften im Einkommensteuergesetz:
| Pauschale | Betrag | Typische Tätigkeiten |
|---|---|---|
| Übungsleiter § 3 Nr. 26 EStG |
3.000 € | Trainerin, Ausbilder, Erzieherin, Betreuer mit pädagogischem Bezug, Chorleitung, Musikunterricht, Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen |
| Ehrenamt § 3 Nr. 26a EStG |
840 € | Vorstand, Kassenführung, Schriftführung, Platzwart, Gerätewart, Reinigung, Fahrdienste, Schiedsrichter im Amateurbereich |
Der Unterschied liegt in der pädagogischen oder pflegerischen Ausrichtung. Wer Menschen anleitet, ausbildet oder betreut, fällt unter die Übungsleiterpauschale. Wer den Verein organisatorisch am Laufen hält, unter die Ehrenamtspauschale. Ein Jugendtrainer bekommt 3.000 €, der Kassenwart desselben Vereins 840 € — für dieselbe Vereinsarbeit, aber eben für unterschiedliche Tätigkeiten.
Drei Bedingungen müssen zusammenkommen
1. Nebenberuflich. Die Tätigkeit darf zeitlich nicht mehr als ein Drittel dessen ausmachen, was ein vergleichbarer Vollzeitberuf erfordern würde — als Richtwert rund 14 Wochenstunden im Jahresdurchschnitt. Ob daneben überhaupt ein Hauptberuf besteht, ist ausdrücklich unerheblich: Auch Studierende, Rentnerinnen, Arbeitslose und Menschen ohne Erwerbstätigkeit können nebenberuflich tätig sein.
2. Begünstigter Auftraggeber. Die Tätigkeit muss im Dienst oder Auftrag einer gemeinnützigen Körperschaft oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts erfolgen — also Verein, Stiftung, Kirche, Kommune, Universität. Ein privater Fitnessclub oder eine GmbH scheiden aus, auch wenn die Tätigkeit inhaltlich identisch wäre.
3. Gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zweck. Die Tätigkeit muss diesem Zweck dienen. Arbeit im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb eines Vereins — etwa im Vereinsgaststättenbetrieb — ist deshalb nicht begünstigt, auch wenn der Verein gemeinnützig ist.
Wann beide Pauschalen kombinierbar sind
Beide Freibeträge nebeneinander zu nutzen ist möglich — aber nur für verschiedene Tätigkeiten. Wer im Verein als Trainerin arbeitet und zusätzlich das Amt der Kassenwartin übernimmt, kann 3.000 € plus 840 € steuerfrei erhalten, insgesamt also 3.840 €. Für ein und dieselbe Tätigkeit ist die Kombination ausgeschlossen; die Finanzverwaltung schaut hier auf die tatsächliche Trennung der Aufgaben, nicht auf die Bezeichnung im Beschluss.
Wichtig für Vorstandsmitglieder: Eine Vergütung des Vorstands ist nur zulässig, wenn die Satzung sie ausdrücklich erlaubt. Fehlt diese Satzungsgrundlage, kann eine gezahlte Ehrenamtspauschale die Gemeinnützigkeit des Vereins gefährden. Das ist ein Vereins-, kein Steuerproblem des Einzelnen — aber es fällt regelmäßig erst bei der Prüfung auf.
Was oberhalb der Pauschale passiert
Steuerpflichtig ist immer nur der übersteigende Teil. Bei 4.000 € Vergütung und Übungsleiterpauschale bleiben 3.000 € frei, 1.000 € sind steuer- und sozialversicherungspflichtig. Für diesen Rest kommt häufig ein Minijob in Betracht — und hier hilft eine Besonderheit: Die steuerfreie Pauschale zählt nicht zum Arbeitsentgelt. Sie kann daher vorab abgezogen werden, bevor geprüft wird, ob die Minijob-Grenze eingehalten ist.
Rechnerisch heißt das: Wer 3.000 € Übungsleiterpauschale ausschöpft und zusätzlich monatlich innerhalb der Minijob-Grenze verdient, bleibt insgesamt abgabenfrei beziehungsweise pauschal abgerechnet. Die Reihenfolge der Anrechnung sollte der Verein vorab mit der Minijob-Zentrale klären, weil sie über die Beitragspflicht entscheidet.
Drei Praxisfälle
Fall 1 – Jugendtrainerin in zwei Vereinen. 1.800 € beim einen, 1.500 € beim anderen Verein, zusammen 3.300 €. Der Freibetrag gilt pro Person: 3.000 € bleiben frei, 300 € sind steuerpflichtig. Beide Vereine wissen voneinander nichts — die Zusammenrechnung ist Sache der Steuerpflichtigen.
Fall 2 – Vorstand mit Trainertätigkeit. 2.000 € für das Training, 840 € für das Vorstandsamt. Beides bleibt steuerfrei, weil es sich um getrennte Tätigkeiten handelt. Voraussetzung ist die Vergütungsregelung in der Satzung.
Fall 3 – Nebenberufliche Pflegekraft. 5.000 € von einem gemeinnützigen Pflegedienst. 3.000 € bleiben frei, 2.000 € sind steuerpflichtig — und monatlich umgerechnet rund 167 €, was in der Regel als Minijob abgerechnet werden kann. Hier lohnt vorab die Klärung, ob die 14-Stunden-Grenze eingehalten ist; darüber entfällt die Begünstigung vollständig, nicht nur anteilig.
Typische Fehler
- Freibetrag je Verein annehmen. Er gilt pro Person und Jahr, über alle Auftraggeber hinweg.
- Beide Pauschalen für dieselbe Tätigkeit ansetzen. Nur bei getrennten Tätigkeiten zulässig.
- Vorstandsvergütung ohne Satzungsgrundlage zahlen. Gefährdet die Gemeinnützigkeit des Vereins.
- Tätigkeit im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb begünstigen wollen. Vereinsgaststätte und Sponsorenakquise sind nicht erfasst.
- Die 14-Stunden-Grenze übersehen. Wird sie überschritten, entfällt die Begünstigung ganz.
- Auslagenersatz mit Vergütung vermischen. Echter Auslagenersatz gegen Beleg ist ohnehin steuerfrei und verbraucht die Pauschale nicht.
Häufige Fragen
Wie hoch sind Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale?
Die Übungsleiterpauschale nach Paragraf 3 Nummer 26 EStG beträgt 3.000 Euro im Kalenderjahr, die Ehrenamtspauschale nach Paragraf 3 Nummer 26a EStG 840 Euro im Kalenderjahr. Beide Beträge sind Jahresbeträge und gelten pro Person, nicht pro Verein. Wer in mehreren Vereinen tätig ist, kann den Freibetrag also nur einmal ausschöpfen.
Kann ich beide Pauschalen gleichzeitig nutzen?
Ja, aber nicht für dieselbe Tätigkeit. Wer im Verein als Trainer arbeitet und zusätzlich als Kassenwart tätig ist, kann für die Trainertätigkeit die Übungsleiterpauschale und für das Kassenwartamt die Ehrenamtspauschale in Anspruch nehmen. Zusammen sind das bis zu 3.840 Euro steuerfrei. Für ein und dieselbe Tätigkeit ist eine Kombination dagegen ausgeschlossen.
Was bedeutet nebenberuflich?
Nebenberuflich bedeutet, dass die Tätigkeit zeitlich nicht mehr als ein Drittel dessen ausmacht, was ein vergleichbarer Vollzeitberuf erfordern würde. Als Richtwert gelten rund 14 Wochenstunden im Jahresdurchschnitt. Ob daneben ein Hauptberuf ausgeübt wird, spielt keine Rolle: Auch Studierende, Rentnerinnen, Arbeitslose und Hausfrauen können nebenberuflich tätig sein.
Für welche Tätigkeiten gilt die Übungsleiterpauschale?
Begünstigt sind nebenberufliche Tätigkeiten als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher oder Betreuer mit pädagogischer Ausrichtung, künstlerische Tätigkeiten sowie die Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen. Auftraggeber muss eine gemeinnützige Körperschaft oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts sein. Für alle übrigen Tätigkeiten im gemeinnützigen Bereich, etwa Vorstandsarbeit, Kassenführung oder Platzwart, kommt nur die Ehrenamtspauschale in Betracht.
Was passiert, wenn die Vergütung über der Pauschale liegt?
Steuerpflichtig ist nur der übersteigende Teil. Bei 4.000 Euro Vergütung und einer Übungsleiterpauschale von 3.000 Euro sind 1.000 Euro steuer- und sozialversicherungspflichtig. Für diesen Teil kommt häufig eine Beschäftigung im Rahmen eines Minijobs in Betracht. Der Verein muss dann als Arbeitgeber abrechnen, weshalb die Grenzen vorher geklärt werden sollten.
Muss ich die Pauschale in der Steuererklärung angeben?
Solange die Vergütung die Pauschale nicht übersteigt und keine weiteren steuerpflichtigen Einkünfte hinzukommen, entsteht in der Regel keine Erklärungspflicht allein wegen dieser Tätigkeit. Wer ohnehin eine Steuererklärung abgibt, trägt die Einnahmen samt Pauschale in der Anlage N oder Anlage S ein. Die Pauschale wird nicht automatisch berücksichtigt, sie muss geltend gemacht werden.
Weitere nützliche Tools
- Brutto-Netto-Rechner
- Stundensatz-Rechner – für nebenberuflich Selbstständige
- Reisekosten-Rechner – Fahrten zum Verein
- Kilometerpauschalen-Rechner
- Prozentrechner