Wie funktioniert dieses Tool?
- Reiseart wählen. Ohne Übernachtung zählt die Abwesenheitsdauer, mit Übernachtung zählen An- und Abreisetag pauschal.
- Bei mehrtägigen Reisen die vollen Zwischentage angeben. Montag bis Donnerstag sind zwei volle Tage.
- Gestellte Mahlzeiten ankreuzen. Das im Hotelpreis enthaltene Frühstück gehört dazu — es ist der häufigste übersehene Posten.
- Erstattung eintragen. Was der Arbeitgeber steuerfrei gezahlt hat, kann nicht zusätzlich abgesetzt werden.
- Ergebnis prüfen. Der Rechenweg zeigt jeden Tag einzeln, damit die Kürzung nachvollziehbar bleibt.
Expertenwissen: Verpflegungspauschalen im Inland
Die Pauschalen und die Kürzung
Der entscheidende Punkt steckt in der zweiten Zeile: Die Kürzungssätze beziehen sich immer auf die 28-€-Pauschale, auch an Tagen, an denen nur 14 € zustehen. Wer am Anreisetag im Hotel eincheckt und dort zu Abend isst, hat 14 € Pauschale und 11,20 € Kürzung — es bleiben 2,80 €. Kommt am nächsten Morgen das Frühstück hinzu, ist der Abreisetag mit 14 € − 5,60 € = 8,40 € anzusetzen.
Das Hotelfrühstück ist der teuerste Fehler
Eine Mahlzeit gilt als vom Arbeitgeber gestellt, wenn er sie unmittelbar oder mittelbar veranlasst — also auch dann, wenn die Reisestelle ein Zimmer inklusive Frühstück bucht und die Rechnung übernimmt. Ob am Buffet tatsächlich jemand war, ist unerheblich. Bei einer Fünftagereise mit Hotelfrühstück summiert sich das auf rund 28 € Kürzung, also genau eine volle Tagespauschale.
Umgekehrt kürzt nicht, was privat und außerhalb der Buchung bezahlt wird. Und wenn der Arbeitgeber für die Mahlzeit einen Eigenanteil einbehält, mindert dieser Eigenanteil die Kürzung. Auf Hotelrechnungen taucht das Frühstück häufig als separater Posten auf — für die Reisekostenabrechnung ist genau diese Zeile die relevante.
Die Dreimonatsfrist
Verpflegungspauschalen sollen einen Mehraufwand ausgleichen — und der Gesetzgeber unterstellt, dass sich dieser Mehraufwand nach einiger Zeit verliert, weil man die günstigen Einkaufsmöglichkeiten am Einsatzort kennt. Deshalb gibt es sie bei längerfristiger Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur für die ersten drei Monate.
Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang — und zwar unabhängig vom Grund. Urlaub oder Krankheit genügen, seit der Neuregelung ist die frühere Unterscheidung nach dem Anlass entfallen. Wer an drei Tagen pro Woche zum selben Kunden fährt, sollte die Frist im Blick behalten; sie läuft kalendarisch, nicht nach Einsatztagen.
Erstattung, Werbungskosten und die Doppelzählung
Der Arbeitgeber darf die Pauschalen steuerfrei erstatten — er muss aber nicht. Wichtig ist die Reihenfolge: Was steuerfrei erstattet wurde, ist bereits ausgeglichen und kann nicht noch einmal als Werbungskosten abgezogen werden. Nur die Differenz zwischen zustehender Pauschale und tatsächlicher Erstattung bleibt abziehbar.
Zahlt der Arbeitgeber mehr als die Pauschale, ist der übersteigende Betrag grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn. Er kann jedoch bis zur Höhe der Pauschale mit 25 % pauschal versteuert werden — eine Möglichkeit, die viele Reisekostenrichtlinien nutzen, um runde Tagessätze zahlen zu können.
Und wie bei allen Werbungskosten gilt: Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € wird ohnehin abgezogen. Wer nur zwei Dienstreisen im Jahr hat, kommt damit selten über die Schwelle — zusammen mit der Entfernungspauschale sieht das meist anders aus.
Drei Praxisfälle
Fall 1 – Tagesseminar, 10 Stunden unterwegs, Mittagessen gestellt. Pauschale 14 €, Kürzung 11,20 €, es bleiben 2,80 €. Ohne das Mittagessen wären es 14 € gewesen — die gestellte Mahlzeit kostet also vier Fünftel des Anspruchs.
Fall 2 – Messe, Montag bis Donnerstag, Hotel mit Frühstück. Anreisetag 14 €, zwei volle Tage je 28 €, Abreisetag 14 € — zusammen 84 €. Das Frühstück fällt an drei Tagen an (Dienstag, Mittwoch, Donnerstag): 3 × 5,60 € = 16,80 €. Es bleiben 67,20 €.
Fall 3 – Projekteinsatz über vier Monate beim selben Kunden. Für die ersten drei Monate stehen die Pauschalen zu, danach nicht mehr. Ein dreiwöchiger Urlaub dazwischen ändert nichts — erst ab vier Wochen Unterbrechung beginnt die Frist von vorn.
Typische Fehler
- Das Hotelfrühstück nicht kürzen. Es zählt, sobald der Arbeitgeber es bucht oder bezahlt.
- Am Anreisetag mit 28 € kürzen wollen. Die Pauschale beträgt 14 €, die Kürzung bemisst sich trotzdem an 28 € — negativ wird der Tag aber nie.
- Bei 8 Stunden genau einen Anspruch annehmen. Verlangt ist mehr als 8 Stunden.
- Erstattung und Werbungskosten doppelt ansetzen. Steuerfrei Erstattetes ist verbraucht.
- Die Dreimonatsfrist nach Einsatztagen rechnen. Sie läuft kalendarisch.
- Auslandsreisen mit Inlandssätzen abrechnen. Dafür gelten eigene, länderspezifische Pauschalen.
- Übernachtungskosten mit der Verpflegungspauschale verwechseln. Das sind getrennte Positionen.
Häufige Fragen
Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026 im Inland?
Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden an einem Tag ohne Übernachtung beträgt die Pauschale 14 Euro. Bei einer Abwesenheit von vollen 24 Stunden sind es 28 Euro. Für den An- und den Abreisetag einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung werden jeweils 14 Euro angesetzt, und zwar ohne dass es auf eine Mindestabwesenheit ankommt.
Wie wird die Pauschale gekürzt, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt?
Die Kürzung bemisst sich immer an der vollen Tagespauschale von 28 Euro, unabhängig davon, welche Pauschale am einzelnen Tag tatsächlich zusteht. Ein Frühstück kürzt um 20 Prozent, also 5,60 Euro, ein Mittagessen und ein Abendessen um je 40 Prozent, also 11,20 Euro. Die Kürzung kann die Pauschale eines Tages höchstens auf null senken, ein negativer Betrag entsteht nicht.
Zählt das Hotelfrühstück als gestellte Mahlzeit?
Ja, wenn es vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten gestellt wird. Das ist bereits dann der Fall, wenn die Übernachtung inklusive Frühstück gebucht und vom Arbeitgeber bezahlt oder erstattet wird. Ob das Frühstück tatsächlich eingenommen wurde, spielt keine Rolle. Ein selbst bezahltes Frühstück außerhalb der Buchung kürzt dagegen nicht.
Was besagt die Dreimonatsfrist?
Verpflegungspauschalen gibt es bei längerfristiger auswärtiger Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur für die ersten drei Monate. Danach entfällt der Anspruch, auch wenn die Tätigkeit weiterläuft. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang, unabhängig vom Grund der Unterbrechung. Maßgeblich ist die Tätigkeit an derselben Stätte, nicht das einzelne Projekt.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber die Spesen erstattet?
Der Arbeitgeber darf die Pauschalen steuerfrei erstatten. Was er steuerfrei erstattet hat, kann nicht zusätzlich als Werbungskosten abgezogen werden, denn dann wäre der Aufwand doppelt berücksichtigt. Erstattet er weniger als die zustehende Pauschale, bleibt die Differenz als Werbungskosten abziehbar. Erstattet er mehr, ist der übersteigende Teil steuerpflichtiger Arbeitslohn oder wird pauschal versteuert.